Rommelige mailbox? Met deze tips houd je je mail overzichtelijk
3 augustus 2023
Het bijwerken van je mailbox is niet bepaald iedereens favoriete hobby. Zeker niet als je mailbox iedere dag volstroomt met mailtjes. Het is dan niet gek dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Het gevolg? Een onoverzichtelijke mailbox met ongelezen mailtjes en geïrriteerde collega’s die wachten op antwoord. Hoe zorg je er toch voor dat alles geordend blijft?
Je kent ze vast wel: dat handjevol collega’s waarbij de mailbox altijd perfect op orde is. Het lijkt bijna iets magisch te zijn wat niet voor iedereen is weggelegd, maar niets is minder waar: ook jij kan zorgen voor een overzichtelijke mailbox. We leggen je uit hoe je dat op een gemakkelijke manier aanpakt.
Mail op vaste momenten
Ping! Verschijnen er bij jou door de dag heen veel mails in je inbox en voel je vaak de urgentie om ze meteen te beantwoorden? Bedenk dan dat dit echt niet nodig is. Het lijdt je namelijk flink af van al je andere werkzaamheden. Het is daarom beter om vaste momenten in te plannen waarop je jouw mails beantwoordt. Blok deze momenten in je agenda, zodat je ze niet overslaat, maar er ook echt de tijd voor neemt. Zo voorkom je dat je de hele dag druk bent met alle mails en vermijd je dat je deze taak overslaat. Daarnaast is het handig om met mappen te werken. Het beste kun je 4 mappen maken. We leggen je uit hoe dat zit.
Inbox
De inbox herken je als je warrige plek waar alle mails binnenstromen. Krijg je een mailtje binnen? Beslis dan tijdens je mailmoment of je direct actie moet ondernemen of dat het antwoord eventjes kan wachten. Vraag je af: kan ik deze mail binnen een minuut beantwoorden? Als dat lukt verplaats je de mail naar de arciefmap. Lukt dit niet, dan plaats je de mail in de actiemap.
Actiemap
De actiemap is dus de map waar je alle mails in zet waar nog wat mee moet gebeuren. Dit kan gaan om een kleine taak, maar ook om een grotere taak. Door mails naar deze map te verplaatsen houd je overzicht in de inbox en heb je tegelijkertijd een handig overzicht van alle taken die je nog moet uitvoeren.
Wachten op reactie map
Stuur je een mail waar je nog antwoord op moet krijgen? Dan kun je deze in de ‘wachten op antwoord’ map zetten. Neem jezelf in de bcc mee als je een mail verstuurt, zodat je deze mail in de map kunt plaatsen. Heb je een reactie gekregen? Dan verplaats je de mail naar de actie- of archiefmap.
Archiefmap
In de archiefmap plaats je alle mails waar niks meer mee hoeft te gebeuren. Mocht je een van de mails in deze map nodig hebben, dan kun je de zoekfunctie gebruiken. Handige tip: label je mails, zodat je ze gemakkelijker terug kunt vinden. Zo wordt het bijhouden van je mailbox minder een doorn in het oog.
Vriendin’s favoriet
Last van burn-out klachten? Dan kan het boek Ik dacht dat ik wist wat burn-out was… tot ik er een kreeg van Marijn Sillis je enorm verder helpen. Van een burn-out herstellen is veel meer dan rusten, relaxen en loslaten. Dankzij het boek krijg je de kracht om uit jouw burn-out te komen. Voor meer informatie klik op onderstaande button.
Ik dacht dat ik wist wat burn-out was
Lees ook: Hoe je je agenda op orde houdt: 5 tips voor een overzichtelijk leven
Bron: Randstad
Foto: Getty Images
Meer Vriendin? Volg ons op Facebook en Instagram. Je kunt je ook aanmelden voor onze wekelijkse Vriendin nieuwsbrief.
