Opruimcoach Lammy: ‘Zo breng je de administratie op orde’

16 maart 2019

Veel administratie archiveren we tegenwoordig digitaal, maar we krijgen ook nog papieren post. Is jouw papieren en digitale administratie vaak een rommeltje? Lees dan deze tips.

Veel administratie archiveren we tegenwoordig digitaal, maar we krijgen ook nog papieren post. Is jouw papieren en digitale administratie vaak een rommeltje? Lees dan deze tips.

We ontvangen steeds minder post en veel administratie staat op onze computer of in onze mailboxen. Op een computer hebben we minder snel door dat het een rommeltje wordt, want het is natuurlijk niet zo dat je computer groeit. Toch is het fijn om ook digitaal je administratie op orde te hebben. Om dit onder de knie te krijgen, lees je in deze blog eerst hoe je de papieren administratie opruimt en daarna de digitale. Van de ‘oude’ methodes kunnen we namelijk veel afkijken.

Zo houd je de papieren administratie op orde

Zet vier postbakjes op je bureau voor bijvoorbeeld 1. Lezen, 2. Betalen, 3. Reageren, 4. Archiveren. Open elke dag je post en gooi de enveloppen bij het oud papier. Scan het formulier en leg het in één van de brievenbakje. Misschien dat er voor jou een andere indeling van de postvakjes van toepassing zijn.

Sorteer het bijvoorbeeld als volgt:

– Leg een brief van een verzekeringsmaatschappij in het postvakje ‘lezen’.
– Een acceptgiro van een webwinkel leg je in het postvakje ‘betalen’.
– Krijg je een geboortekaartje binnen en wil je een kaartje terug sturen? Doe hem dan in het postvakje ‘reageren’.

Kies een vast moment om te sorteren

Kies een vast moment in de week uit om de bakjes op te ruimen. Als je last hebt van uitstelgedrag, kun je de activiteit in je agenda noteren. Alles wat afgehandeld is en gearchiveerd kan worden doe je in het bakje archiveren.

Eén keer per maand ga je het bakje archief ter handen nemen. Bekijk wat je daadwerkelijk moet bewaren en breng dat naar je thuisarchief. Bekijk één keer per jaar je thuisarchief om te kijken wat ondertussen weg mag en wat je voor een langere tijd moet bewaren. Je thuisarchief kun je in mappen bewaren.

Lees ook: Netflixen én leren opruimen: Dit leerden wij van Marie Kondo

Zo houd je de digitale administratie op orde

Steeds meer administratie heb je op de computer staan. Denk aan je uitpuilende mailbox met belangrijke berichten en documenten die je bijvoorbeeld voor je aankomende vakantie hebt klaarstaan. Voor de digitale administratie kun je veel tips afkijken van de ouderwetse manier.

Maak mappen aan in je mailbox

Net als postvakjes, kun je handige mappen aanmaken in je mailbox. Speur één keer per week je mailbox door en zorg dat alle mails in de juiste mappen komen te staan. Wordt er een reactie van je verwacht op een mail? Laat deze dan bijvoorbeeld in je inbox staan, dan zul je hem eerder teruglezen of reageer meteen. Zorg dat je inbox niet groter wordt dan één webpagina. Lekker overzichtelijk!

Ook hier geldt: heb je last van uitstelgedrag? Noteer een moment in je agenda om je mailbox eens op te ruimen. Maak het jezelf ook niet te moeilijk, vergeet de oude mails even en begin met het opruimen van de mails van afgelopen week.

Maak ook een mappenstructuur op je computer

Het klinkt heel logisch om een goede mappenstructuur op je computer te hebben, maar veel mensen gooien toch hun bureaublad vol met documenten en kunnen vervolgens niks terugvinden. Zorg dat er een map klaarstaat met ‘Tickets’ voor bijvoorbeeld vluchten en concerten en maak per jaar een nieuwe map aan voor vakantiefoto’s. Zo maak je het jezelf uiteindelijk makkelijker om fotoalbums te maken.

Lees ook: Zo beslis je of je iets moet weggooien of niet

Over Lammy

“Ik ben Lammy Wolfslag van Mijn Opruimcoach. Sinds 2009 ben ik professional Organizer. Ik help mensen die, meestal tijdelijk, het overzicht in het huishouden kwijt zijn. Dit kan gaan over spullen in huis. Vaak gaat het ook over tijd, het de hele dag drukken hebben en dan uiteindelijk aan het einde van de dag denken “wat heb ik nu eigelijk gedaan”. Zo zijn er nog wel een aantal pijlers waar ik gezinnen bij help. Wil je meer weten over mij kijk dan eens op mijn website.”

Vanaf april 2019 organiseert Lammy een Opruim Challenge: “Mijn Opruim Challenge is een echte challenge waarin je 30 dagen lang wordt uitgedaagd om in je huis aan de slag te gaan. Jij bepaalt zelf welke plekken je wilt aanpakken. Elke dag een project. Projecten van soms 5 minuten of van een paar uur. Het is aan jou.” Lees meer over de Opruim Challenge en meld je aan.